Privacy
Privacyverklaring
Welke gegevens EasyM8 tijdens de feedbackbèta verwerkt, waarvoor, en wat je zelf kunt doen.
Op deze pagina
In het kort
- We gebruiken je gegevens alleen om EasyM8 te laten werken, te beveiligen en te verbeteren.
- Geen advertenties, geen marketingcookies en geen externe analysetools. We tellen zelf, beperkt, welke pagina's worden bekeken; dat kun je uitzetten.
- We verkopen je gegevens niet.
- Je persoonlijke account verwijder je zelf. Een eigenaar kan ook het hele bedrijf verwijderen.
- Begin tijdens de bèta bij voorkeur met verzonnen gegevens.
Over EasyM8 en deze verklaring
EasyM8 is software voor vakmensen: je legt werk op locatie vast op foto's en maakt daar een offerte van. EasyM8 is nog niet commercieel gelanceerd. Het is een feedbackbèta: een vroege versie die we samen met een kleine groep testers verbeteren.
Deze verklaring beschrijft hoe EasyM8 in die bètafase met gegevens omgaat. Vóór de commerciële lancering vervangen we haar door een uitgewerkte privacyverklaring.
Een bedrijf dat EasyM8 gebruikt, bepaalt doorgaans zelf waarom het persoonsgegevens van zijn klanten verwerkt. EasyM8 verwerkt die klantgegevens namens dat bedrijf om de dienst te leveren en is daarbij verwerker.
Voor eigen accountbeheer, beveiliging en de feedback die je rechtstreeks aan ons geeft, bepaalt EasyM8 zelf de doelen en is EasyM8 verwerkingsverantwoordelijke. De precieze rol hangt af van de gegevens en de verwerking.
Vragen over privacy? Mail naar contact@werklik.nl.
Welke gegevens we verwerken
Je account
Je naam, je e-mailadres en je wachtwoord. Je wachtwoord wordt niet leesbaar opgeslagen: onze inlogdienst bewaart alleen een hash, waaruit het wachtwoord niet terug te halen is. Om je ingelogd te houden, houden we een sessie bij. Hoor je bij een bedrijf, dan leggen we ook vast bij welk bedrijf en met welke rol.
Je interfacetaal staat bij je inlogaccount als user_metadata.werklik_locale, totdat je die wijzigt of je account wordt verwijderd. Deze voorkeur bepaalt de interface en de taal van account- en beveiligingsmails; hij geeft geen toegangsrechten. Een tijdelijke schermkeuze verandert deze voorkeur niet.
Je bedrijf
De bedrijfsgegevens die je invult: bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, logo, KVK- en btw-nummer. Daarnaast je diensten en tarieven, je beschikbaarheid voor afspraken en de algemene voorwaarden die je uploadt.
Wat je vastlegt over je werk en je klanten
Klantgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, en verder dossiers, foto's, markeringen, notities, berekeningen, offertes en afspraken. Dit zijn gegevens die jij zelf invoert.
We bewaren de documenttaalvoorkeur van een klant en de gekozen taal van een offerte. Bij finaliseren wordt de taal vastgelegd voor het document en de bijbehorende klantmails. De afzender kiest apart de uitvoertaal van een werkpakket en de taal van een uitnodiging. De verzendgeschiedenis van een werkpakket bewaart de uitvoertaal; een uitnodiging bewaart de taal tot acceptatie of verwijdering, en expliciet opnieuw uitgeven kan die wijzigen. Deze keuzes staan los van je interfacetaal. EasyM8 vertaalt door gebruikers ingevoerde tekst en geüploade documenten niet automatisch.
Offertes die je verstuurt
Verstuur je een offerte, dan gebruiken we het e-mailadres van je klant om de e-mail te bezorgen. EasyM8 houdt bij of de e-mail is verstuurd, wanneer de offertelink voor het eerst en voor het laatst is geopend, of je klant de offerte heeft geaccepteerd en welk afspraakmoment is gekozen. Na akkoord of het kiezen van een afspraak stuurt EasyM8 je klant automatisch een bevestiging per e-mail.
Werkpakketten die per e-mail worden verstuurd
Een eigenaar of beheerder kan een werkpakket als pdf naar één e-mailadres sturen dat de afzender zelf kiest, bijvoorbeeld van een uitvoerder. Zo'n pdf kan klant- en adresgegevens van het werk bevatten, foto's met markeringen, notities, aanvullende instructies en de planning. Prijzen, btw en totalen uit de offerte staan er niet in; notities en aanvullende instructies die iemand zelf typt, kunnen wel bedragen bevatten. Om de e-mail te bezorgen, verwerkt onze e-maildienst het e-mailadres van de ontvanger, de e-mail en de pdf als bijlage.
EasyM8 legt bij het dossier vast naar welk e-mailadres, wanneer, door wie en van welke offerteversie een werkpakket is verstuurd, met de verzendstatus. Die verzendgeschiedenis verdwijnt met het dossier of met het bedrijf. De pdf zelf, de keuze van foto's en notities en de aanvullende instructies bewaart EasyM8 niet apart. Wat de ontvanger heeft ontvangen en wat onze e-maildienst zelf bewaart, valt daarbuiten (zie Diensten waar EasyM8 op draait). Heb je een werkpakket ontvangen en heb je er vragen over, neem dan eerst contact op met het bedrijf dat het stuurde.
Feedback die je ons stuurt
Stuur je ons feedback via Feedback in EasyM8, dan ontvangen we de categorie en je bericht, samen met het e-mailadres van je account en de pagina waarop je op dat moment was. Zo kunnen we je feedback begrijpen en je zo nodig antwoorden. Je feedback komt als e-mail bij ons binnen. Zet er geen klantgegevens of andere gevoelige informatie in.
Welke pagina's worden bekeken
EasyM8 telt zelf, op een beperkte manier, welke pagina's worden bekeken: per weergave alleen het tijdstip op de minuut en het pad van de pagina, zonder account, IP-adres of gegevens over je apparaat. Zie Paginametingen.
Technische gegevens
Om EasyM8 te laten werken en te beveiligen, verwerken onze hosting-, inlog- en opslagdienst technische gegevens, zoals IP-adressen, browsergegevens en tijdstippen van verzoeken. Dat geldt ook voor iemand die een offertelink opent.
Waarvoor we je gegevens gebruiken
- Om je account aan te maken en je te laten inloggen.
- Om EasyM8 te laten werken: je dossiers, foto's, berekeningen en offertes opslaan en tonen.
- Om e-mails te versturen die bij het gebruik horen: de bevestiging van je e-mailadres en wachtwoordherstel, de offertes die jij naar je klanten stuurt, de bevestigingen die EasyM8 automatisch naar je klant stuurt na akkoord of het kiezen van een afspraak, en de werkpakketten die een eigenaar of beheerder per e-mail verstuurt.
- Om EasyM8 te beveiligen en fouten op te sporen.
- Om met beperkte paginametingen te zien of EasyM8 tijdens de bèta wordt gebruikt, welke pagina's worden gebruikt en hoe dat verandert (zie Paginametingen).
- Om EasyM8 te verbeteren met de feedback die je ons zelf geeft, en je daarop te kunnen antwoorden.
We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet.
Paginametingen
EasyM8 telt zelf, op een beperkte manier, welke pagina's worden bekeken. We gebruiken daarvoor geen externe analysedienst: de metingen komen alleen in onze eigen database.
Waarom
Tijdens de bèta willen we weten of EasyM8 echt wordt gebruikt, welke pagina's worden gebruikt en hoe dat gebruik in de loop van de tijd verandert. Zo kunnen we de bèta beoordelen en verbeteren.
Wat we per bekeken pagina opslaan
- Het tijdstip, op de minuut nauwkeurig. Dat bepaalt onze database zelf.
- Het pad van de pagina, zoals /dashboard. Een kenmerk in het adres, zoals de code van een dossier of foto, vervangen we door [id], en de code in een offertelink door [token]. Dat gebeurt al in je browser, voordat er iets wordt verstuurd. We slaan dus bijvoorbeeld /dossiers/[id] op en /q/[token], nooit het echte kenmerk van een dossier of de echte offertelink.
Een pagina die we niet kennen of die er anders uitziet dan verwacht, meten we niet.
Wat we niet opslaan
- Geen account-, gebruikers- of bedrijfsnummer.
- Geen IP-adres en geen gegevens over je browser of apparaat.
- Geen bezoekers- of sessienummer en geen fingerprint.
- Niet het deel van het adres na een vraagteken (?) of een hekje (#).
- Niet de pagina waar je vandaan kwam (referrer) en geen campagne- of UTM-codes.
Voor de meting gebruiken we geen cookies, we volgen je niet op andere websites en we gebruiken de meting niet voor advertenties. We tellen paginaweergaven, geen personen: een pagina opnieuw laden telt opnieuw mee.
Anoniem in strikte zin is de meting niet: in een kleine bèta kan een tijdstip met een pagina soms toch bij een bekende tester horen. Daarom bekijken we de metingen alleen als totalen per pagina en periode, en gebruiken we ze nooit om iets over een persoon te beslissen.
Hoe lang
Losse metingen bewaren we voor de lopende kalendermaand en de 11 maanden daarvoor (Nederlandse tijd). Van oudere maanden houden we alleen het totaal per pagina over: de maand, het pad en het aantal weergaven. Die maandtotalen bewaren we langdurig.
Los van deze meting
Onze hosting- en andere dienstverleners verwerken voor de werking en beveiliging zelf technische gegevens van elk verzoek, zoals IP-adressen (zie Welke gegevens we verwerken). Dat staat los van deze meting: die gegevens komen niet in de paginametingen terecht.
Grondslag
We doen deze meting op basis van ons gerechtvaardigd belang: tijdens de bèta moeten we kunnen zien of en hoe EasyM8 wordt gebruikt, om het te kunnen verbeteren. We hebben dat belang afgewogen tegen je privacy en de meting daarom zo beperkt mogelijk gemaakt: geen account, IP-adres, apparaat- of sessiegegevens, en je kunt de meting uitzetten.
Meting uitzetten
Wil je niet dat je paginaweergaven worden meegeteld? Zet de paginameting hieronder uit. Die keuze geldt voor deze browser op dit apparaat; gebruik je ook een andere browser of een ander apparaat, zet hem daar dan ook uit. Je browser onthoudt daarvoor alleen dat de meting uit staat (zie Cookies en opslag in je browser). Je kunt ook contact met ons opnemen over je privacy (zie Wat je zelf kunt doen).
Paginameting in deze browser: wordt gecontroleerd
Begin met verzonnen gegevens
Begin tijdens de bèta bij voorkeur met verzonnen gegevens: een voorbeeldklant, een verzonnen adres en foto's zonder herkenbare personen. Wil je het versturen van een offerte uitproberen, stuur hem dan naar je eigen e-mailadres.
Voer persoonsgegevens alleen rechtmatig in en alleen voor zover nodig voor je werk.
Leg in EasyM8 geen gevoelige persoonsgegevens vast, zoals gegevens over gezondheid.
Diensten waar EasyM8 op draait
EasyM8 gebruikt diensten van andere partijen. Zij verwerken gegevens om hun deel van EasyM8 te laten werken:
- Supabase: database, inloggen en opslag van foto's en documenten. De e-mails voor je account (bevestiging en wachtwoordherstel) worden via deze inlogdienst verstuurd.
- Vercel: hosting van de website en de applicatie.
- Resend: het versturen van e-mail, zoals offertes en bevestigingen aan jouw klanten, werkpakketten en de feedback die je ons via EasyM8 stuurt. Resend slaat gegevens op in de Verenigde Staten; voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de EU in de verwerkersovereenkomst van Resend. Volgens Resend worden e-mail- en loggegevens op de abonnementen Free, Pro en Scale 30 dagen bewaard en blijven back-ups 7 dagen bestaan. Dit zijn afzonderlijke termijnen, geen opgetelde bewaargarantie. Welke bewaring voor het abonnement van EasyM8 en bijlagen geldt, is nog niet geverifieerd. Wat ontvangers zelf hebben ontvangen, valt daarbuiten.
- Healthchecks.io: bewaking van geplande onderhoudstaken. EasyM8 kan hiervoor technische statusmeldingen sturen, zonder klantgegevens of inhoud van dossiers.
Deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken.
Een volledig overzicht van deze partijen, waar zij gegevens verwerken en welke afspraken we met hen maken, publiceren we vóór de commerciële lancering.
Hoe lang we gegevens bewaren
Voor paginametingen geldt een vaste bewaartermijn (hieronder). Voor andere account- en bedrijfsgegevens zijn voor de bèta nog geen vaste bewaartermijnen vastgesteld: wat in een bedrijf is vastgelegd, blijft bewaard totdat het zelf wordt verwijderd, met een dossier of met het hele bedrijf. Verwijder je alleen je persoonlijke account, dan blijft wat je in een bedrijf hebt vastgelegd in dat bedrijf staan. Je persoonlijke account blijft bewaard totdat je het verwijdert (zie hieronder). Vóór de commerciële lancering leggen we bewaartermijnen vast.
Feedback die je ons stuurt, ontvangen we als e-mail. Die staat los van je account en van je bedrijf: hij verdwijnt niet als je je account of het bedrijf verwijdert. Ook daarvoor is in de bèta nog geen vaste bewaartermijn vastgesteld.
EasyM8 verstuurt e-mails over je account en je team, bijvoorbeeld als iemand het bedrijf verlaat of als het bedrijf wordt verwijderd. Zo'n e-mail kan een naam of een bedrijfsnaam bevatten. Een melding die al klaarstond, kan ook na een verwijdering nog worden verstuurd. Een uitnodiging die een ander bedrijf naar je e-mailadres heeft gestuurd, verdwijnt niet als je je account verwijdert; dat bedrijf kan hem intrekken, en na het verlopen werkt hij niet meer.
Voor de controle op de afronding van een persoonlijke verwijdering bewaren we een technisch kenmerk en, zodra het verzoek met de login verdwijnt, het tijdstip daarvan. Het kenmerk bevat geen leesbare naam of e-mailadres, maar kan met andere gegevens nog aan je worden gekoppeld. We verwijderen het na bevestigde afronding of na handmatige afhandeling van een probleem; het verdwijnt niet alleen doordat er tijd verstrijkt.
Na een verwijdering verdwijnt niet elk spoor meteen. Onze inlogdienst en onze andere dienstverleners houden technische en beveiligingslogboeken bij, bijvoorbeeld van het inloggen en van het verwijderen van een login, soms met het e-mailadres erbij, en back-ups van de database kunnen verwijderde gegevens nog bevatten. Die logboeken en back-ups worden niet apart gewist als je iets verwijdert. Bij ons huidige abonnement kunnen we bij Supabase, onze database- en inlogdienst, de logboeken van de afgelopen 7 dagen inzien en een dagelijkse back-up van de database uit de afgelopen 7 dagen terugzetten. De logboeken van onze hosting bij Vercel kunnen we 1 dag inzien. Dat zijn de periodes waarin wij er nog bij kunnen; ze betekenen niet dat elke kopie bij die diensten daarna gegarandeerd is gewist. Hoe lang Supabase en Vercel hun eigen kopieën en beveiligingslogboeken daarna nog bewaren, weten we niet precies. Voor e-mail gelden de termijnen van Resend hierboven.
Paginametingen bewaren we los voor de lopende kalendermaand en de 11 maanden daarvoor (Nederlandse tijd). Van oudere maanden houden we alleen per maand het totaal per pagina over: de maand, het pad en het aantal weergaven. Die maandtotalen bewaren we langdurig, om het gebruik over langere tijd te kunnen vergelijken. Paginametingen horen niet bij een account of bedrijf en verdwijnen dus ook niet als een account of bedrijf wordt verwijderd.
Wat je zelf kunt doen
Je kunt inzage in, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens vragen, of ons vragen de verwerking te beperken. Waar de AVG dat recht geeft, kun je ook om gegevensoverdraagbaarheid vragen of bezwaar maken. Berust de verwerking op toestemming, dan kun je die intrekken. Je kunt ook los van de verwijderknoppen een verzoek over je persoonsgegevens aan ons doen.
Gaat je privacyverzoek over klantgegevens die een bedrijf in EasyM8 heeft vastgelegd? Neem dan normaal gesproken eerst contact op met dat bedrijf.
Veel gegevens bekijk en wijzig je zelf in EasyM8, zoals je naam en, afhankelijk van je rol, je bedrijfsgegevens, je klanten en je diensten. Offertes die al zijn verstuurd, blijven als vaste versie bewaard. Los verwijderen kan nog niet, wel met het hele dossier.
Een bedrijf verlaten
Wil je alleen niet meer bij een bedrijf horen, kies dan in Instellingen → Account bij Bedrijfslidmaatschap voor Bedrijf verlaten. Je persoonlijke account blijft dan bestaan en wat in het bedrijf is vastgelegd, blijft in het bedrijf. EasyM8 stuurt de andere eigenaren en beheerders daarover een e-mail. Als enige eigenaar kun je het bedrijf niet verlaten.
Je persoonlijke account verwijderen
Je persoonlijke account verwijder je zelf via Instellingen → Account → Persoonlijk account verwijderen, of zonder bedrijf via Accountinstellingen. Je bevestigt dat met je wachtwoord. Daarmee verwijder je je EasyM8-login met je e-mailadres, je wachtwoord en je naam; inloggen met dat account kan daarna niet meer.
Bij een gewone persoonlijke verwijdering eindigt je lidmaatschap direct. Wat in het bedrijf is vastgelegd, blijft in het bedrijf en blijft beschikbaar voor het team: klanten, dossiers, foto's, offertes, afspraken en bestanden, ook wat jij hebt vastgelegd. Je naam verdwijnt uit wat het bedrijf intern over jou als maker of verantwoordelijke ziet; dossiers waarvoor je verantwoordelijk was, staan daarna zonder verantwoordelijke. Wat iemand in het bedrijf zelf over jou heeft opgeschreven, bijvoorbeeld in een notitie, blijft staan.
EasyM8 stuurt de andere eigenaren en beheerders van het bedrijf een e-mail dat je het bedrijf hebt verlaten. Daarin staat niet dat je je persoonlijke account verwijdert.
Ben je de enige eigenaar en zijn er andere actieve teamleden, dan kun je je persoonlijke account pas verwijderen nadat je een andere eigenaar hebt benoemd of het bedrijf afzonderlijk hebt verwijderd. Heb je Bedrijf verwijderen gekozen, dan wacht je tot dat is afgerond. Ben je eigenaar én het enige actieve teamlid, dan kun je je account en bedrijf samen verwijderen (zie hieronder).
Na het bevestigen kun je je verzoek niet meer intrekken. Direct daarna probeert EasyM8 je login te verwijderen. Lukt dat niet meteen, dan blijft je verzoek staan en probeert EasyM8 het later opnieuw; soms is eerst een handmatige controle door EasyM8 nodig. Tot de verwijdering is afgerond, heb je geen toegang tot een bedrijf, kun je geen bedrijf starten en geen uitnodiging accepteren. Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Alleen het bedrijf verwijderen
Een eigenaar kan het bedrijf verwijderen via Instellingen → Account → Bedrijf verwijderen, ook als er meer eigenaren zijn; zij hoeven geen toestemming te geven. Je bevestigt dat met je wachtwoord en kunt het verzoek daarna niet meer intrekken. Daarmee verwijder je het bedrijf in EasyM8 met alles wat erbij hoort: klanten, dossiers, foto's, offertes (ook verstuurde en geaccepteerde), afspraken, diensten, documenten en instellingen, en de bestanden daarvan in onze opslag. Offertelinks die klanten hebben, werken daarna niet meer, en openstaande uitnodigingen vervallen.
De persoonlijke accounts van jou en je teamleden blijven bestaan. Iedereen kan daarna nog inloggen, zonder toegang tot het bedrijf; EasyM8 stuurt je teamleden daarover een e-mail. Het opruimen van de bestanden van het bedrijf kan even duren. Tot de verwijdering helemaal is afgerond, kun je als eigenaar die de verwijdering startte geen nieuw bedrijf starten, geen uitnodiging accepteren en je persoonlijke account niet verwijderen. Je teamleden hoeven daar niet op te wachten. EasyM8 probeert het opruimen automatisch opnieuw als het niet meteen lukt; soms is handmatige controle nodig. Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Je account en bedrijf samen verwijderen
Alleen als je eigenaar én het enige actieve teamlid bent, kun je via Persoonlijk account verwijderen je account en bedrijf samen verwijderen. Openstaande uitnodigingen tellen niet als teamleden mee en vervallen bij de bedrijfsverwijdering. Je bevestigt één verzoek met je huidige wachtwoord. De aparte knop Bedrijf verwijderen verwijdert alleen het bedrijf en behoudt je persoonlijke account.
Na bevestiging kun je dit verzoek niet meer intrekken. Eerst worden het bedrijf, de bedrijfsgegevens en de bestanden in onze opslag verwijderd. Pas als dat is bevestigd, volgt automatisch je persoonlijke account met je login. Je hoeft geen tweede verzoek te doen of opnieuw je wachtwoord in te vullen. Tot beide delen zijn afgerond, kun je geen nieuw bedrijf starten of uitnodigingen accepteren. Afronden kan tijd kosten; EasyM8 probeert het automatisch opnieuw als het niet meteen lukt, en soms is handmatige controle nodig. Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Bepaal vóór het verwijderen van een bedrijf zelf welke gegevens je moet bewaren, bijvoorbeeld voor je administratie, en bewaar die buiten EasyM8, zoals de pdf van je offertes. EasyM8 beoordeelt niet welke bewaarplichten voor jou gelden.
E-mails, pdf's en bijlagen die ontvangers al hebben, kunnen we niet terughalen. Dat geldt ook voor bevestigingen en meldingen. Logboeken en back-ups worden niet apart gewist (zie Hoe lang we gegevens bewaren).
Heb je een vraag over het verwijderen van je gegevens, bijvoorbeeld omdat je als enige eigenaar je persoonlijke account nog niet kunt verwijderen? Laat het ons weten.
Wil je niet dat je paginaweergaven worden meegeteld, dan zet je de paginameting uit in je browser (zie Paginametingen). Je kunt ook contact met ons opnemen over je privacy of bezwaar maken.
Vragen over je gegevens? Mail naar contact@werklik.nl.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een offerte ontvangen via EasyM8
Heb je een offerte ontvangen die met EasyM8 is gemaakt? Dan heeft het bedrijf dat de offerte stuurde jouw gegevens in EasyM8 vastgelegd. Heb je vragen over die gegevens, neem dan eerst contact op met dat bedrijf. Hun contactgegevens staan in de offerte.
Iedereen met de offertelink kan de offerte bekijken; het bedrijf kan de link intrekken. EasyM8 registreert wanneer de link voor het eerst en voor het laatst is geopend. Na akkoord of het kiezen van een afspraak ontvang je automatisch een bevestiging per e-mail.
Heeft een offerte een geldigheidsdatum, dan kun je hem na die datum niet meer accepteren, maar via de offertelink blijft hij te bekijken. De offertelink werkt niet meer als het bedrijf hem intrekt of als het bedrijf zijn gegevens in EasyM8 heeft verwijderd. De e-mail met de pdf en eventuele bijlagen die je al hebt ontvangen, blijft bij jou: EasyM8 kan die niet terughalen of wijzigen.
EasyM8 telt het bekijken van een offerte ook mee in de paginametingen, maar alleen als /q/[token]: de code uit je offertelink komt niet in de meting. Op deze pagina kun je de paginameting in je browser uitzetten (zie Paginametingen).
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als EasyM8 verandert. De datum bovenaan is de inhoudsrevisie, niet de eerste publicatiedatum van de Engelse vertaling.